Wie du die Meeting-Hölle vermeidest (aka "Unsere Meeting-Regeln")

Natürlich wissen wir auch, dass es manchmal nichts Besseres gibt, als gemeinsam ein Brainstorming zu machen oder Dinge zu besprechen. Es ist ziemlich einfach, Meetings erträglich, kurz und effektiv zu halten, wenn du nur ein paar Regeln befolgst. Sobald du die Vorteile dieser vielen, vielen Regeln erkennst, wirst du sie lieben!

Bereite dich vor und lass andere dasselbe tun

Vermeide so viele Treffen wie möglich. 😇 Bitte nur dann um ein Meeting, wenn du genau weißt, warum und wenn du das Thema nicht mit unseren Tools für asynchrone Kommunikation besprechen kannst.
Bevor du jemanden zu einem Meeting einlädst, bereite immer eine Confluence-Seite vor, die alle Themen in einer Agenda zusammenfasst, über die du sprechen willst. Hänge den Link zu dem Dokument an deine Kalendereinladung an und stelle sicher, dass jeder Teilnehmer das Dokument mindestens 24 Stunden vor dem Treffen erhält. 📆
Wenn du zu einem Treffen eingeladen wirst: Lies das Dokument rechtzeitig und mit genügend Bedenkzeit, bevor du an dem Treffen teilnimmst. Lies es bitte nicht erst 5 Minuten vor Beginn des Meetings.
Wenn du das Gefühl hast, dass jemand in einer Besprechung überhaupt nicht vorbereitet ist, du aber trotzdem seine/ihre Meinung brauchst, überlege dir, ob du die Besprechung nicht verschieben kannst. Es macht keinen Sinn, über Dinge zu sprechen, über die nicht alle Beteiligten im Detail nachdenken konnten.

Ein Meeting ansetzen 🗓️

Halte die Besprechungen so kurz wie möglich und frage nach der Erlaubnis und der besten Zeit und dem besten Datum, bevor du die Besprechung in den Kalender deiner Kollegen einträgst.
Wenn du ein Meeting planst, lade alle Beteiligten über Google Kalender ein, blockiere einen unserer Konferenzräume und setze eine Erinnerung. Halte die Besprechung so kurz wie möglich und frage immer nach der Erlaubnis und der besten Zeit und dem besten Datum, bevor du die Besprechung in die Kalender deiner Kolleg/innen einträgst.
Achte immer darauf, dass der Einladung eine Google Meet-Konferenzschaltung hinzugefügt wird, egal, worum es in der Besprechung geht oder ob du davon ausgehst, dass alle Teilnehmer im Büro sein werden. (Google sollte dies automatisch tun, aber überprüfe es bitte noch einmal.) Pläne können sich ändern und wir wollen, dass die Teilnehmer/innen auch aus der Ferne an einem Meeting teilnehmen können.
Versuche, die maximale Anzahl der Teilnehmer (einschließlich dir) auf 3 oder 4 zu beschränken. Das ermöglicht tiefgehende Diskussionen.

Während des Meetings

Sei immer pünktlich. Komme sogar etwas früher, damit du dich ein wenig warmreden kannst, bevor du dich direkt in das Treffen stürzt. Außerdem, ... ⏰
... warte nicht auf Zuspätkommende. Beginne pünktlich.
Wenn du weißt, dass du nicht pünktlich zu einem Treffen kommen kannst, sag den anderen Teilnehmern frühzeitig Bescheid und sag auch über den Google-Kalender ab. Das Treffen sollte trotzdem pünktlich beginnen, auch ohne dich, es sei denn, deine Meinung ist für den Erfolg des Treffens unerlässlich.
Bitte behalte dein Smartphone in der Tasche und schalte alle Wecker (Ton und Vibration) deiner mitgebrachten Geräte aus. Bitte ignoriere auch das Telefon, das vielleicht auf deinem Schreibtisch klingelt. Du kannst später zurückrufen.
Lege vor Beginn einer Besprechung fest, wer die Besprechung leitet und wer dafür verantwortlich ist, dass die vereinbarte Zeit nicht überschritten wird. Lege auch fest, wer für die schriftliche Zusammenfassung des Treffens verantwortlich ist. Stelle sicher, dass diese Person die Zusammenfassung noch am selben Tag an alle Teilnehmer/innen verschickt. 🗒️
Lass andere sprechen, bevor du sprichst. Höre aktiv zu. 👂
Versuche, während des Meetings immer beim Thema zu bleiben. ⌛ Wenn ein zusätzliches wichtiges Thema auftaucht, notiere es und bespreche es entweder am Ende (wenn noch Zeit übrig ist und es sinnvoll ist, das Thema spontan zu besprechen) oder plane ein neues Treffen, um es zu besprechen. Oft ist es sinnlos, Themen zu besprechen, die nicht auf der Tagesordnung stehen, da sich niemand darauf vorbereiten konnte.
Verschwende nicht die Aufmerksamkeit der Leute - wenn während eines Treffens ein Problem auftaucht, identifiziere die beteiligten Personen, trenne das Thema ab und gib dem Problem den Raum, in einem separaten Treffen gelöst zu werden.
Jede Aktion, die du beschließt, muss einen Aufgabeninhaber und ein Datum haben. Die Person, die für das Protokoll verantwortlich ist, ist auch dafür zuständig, gleich nach dem Treffen die Folgeaufgaben für jeden Teilnehmer in Asana/Jira zu erstellen. Die zugewiesene Person ist dafür verantwortlich, die neue Aufgabe in das zugehörige Projekt und/oder die eigene ToDo-Liste zu verschieben. Kein Besitzer/Datum bei einer Aufgabe bedeutet: Das wird nie erledigt werden. 🤕

Du fühlst dich überflüssig? Super!

Wenn du in einer Besprechung bist und das Gefühl hast, dass du dort nicht hingehörst, frage freundlich, ob deine Meinung wirklich gefragt ist. Wenn nicht, gehe und freu dich drüber! Verschwende nicht deine Zeit, auch wenn dein Teamlead dich eingeladen hat.